Компания, которая обратилась к нам с запросом, производит пластиковые трубы для отопления и водоснабжения. Целевая аудитория компании — компании и частные мастера, осуществляющие строительные работы.
О клиенте
Ижевский завод пластиковых труб специализируется на производстве пластмассовых плит, полос, труб и профилей. В штате компании работает 20 человек.
Ситуация до проекта
Важные деловые процессы, такие как заключение договоров с поставщиками и заказчиками, своевременное формирование документов и контроль их статусов, страдали от неэффективной системы обработки документации. Использование электронной почты для согласования документов и ручная передача на исполнение приводили к тому, что документы часто терялись или застревали на разных этапах процесса. В результате, важные организационные решения задерживались, что сильно влияло на эффективность работы компании.
Задача
Компания ИЗПТ обратилась к нам с просьбой внедрить систему, способную систематизировать и ускорить процессы согласования документов. Основная цель состояла в том, чтобы повысить уровень контроля над оборотом документации и сделать весь процесс более эффективным и прозрачным для повышения эффективности.
Выбор продукта
В ходе совместной встречи с нашим заказчиком ИЗПТ, мы тщательно обговорили все требования к проекту и предложили решение - внедрение программного продукта «1С:Документооборот КОРП». Данный продукт идеально подходит для удовлетворения текущих и будущих потребностей компании, предоставляя возможность автоматизации процессов обработки документов, их электронного хранения, создания шаблонов и автоматической отправки по электронной почте. Это гарантирует повышение эффективности работы и удобство для нашего клиента.
Ход проекта
ЭТАП 1 Настройка программы
Мы установили релиз «1С:Документооборот КОРП» на оборудование и совместно с системными администраторами организовали серверную часть. Произвели начальную настройку базы и наполнили нормативно-справочной информацией (сотрудники, структура компании, виды документов, шаблоны, настройка прав и др.), также настроили схемы согласования документов для ИЗПТ.
ЭТАП 2 Тестирование программы
На этом этапе мы протестировали программу и продемонстрировали заказчику ее возможности. После этого собрали замечания и предложения от заказчика и провели работу по их устранению. Организовали веб-сервер и опубликовали на нём базу, которая открыла возможность работать с мобильного устройства в программе.
ЭТАП 3 Обучение пользователей
После успешного тестирования мы приступили к обучению сотрудников ИЗПТ. На примерах показали, как работать с договорами, порядок их согласования, управление документами, учет и планирование рабочего времени, показали как работать в мобильной версии.
ЭТАП 4 Запуск проекта
Полностью внедрили программу, для этого из тестовой базы перенесли все настройки на рабочую базу.
Результат
Внедрение проекта помогло ИЗПТ построить систему электронного документооборота в компании, облегчить взаимодействие с внешними контрагентами, а также усилить контроль за оборотом документов. Все это привело к оптимизации бизнес-процессов компании за счет сокращения рутинных операций с документами и улучшило эффективность работы.
